【働くあなたに】コミュニケーション能力の鍛え方【決定版】

職場プレス編集長/モチベーターの石川です。

・上司に報告をすると「で、結論は？」と言われてしまう

・「私が喋るとなんか変な空気になる」という悩みがある

・相手が言っていることが理解できない

など、職場でのコミュニケーションに悩みを抱えていませんか？

というか、あなた。「コミュ障」だったりしませんか？

この記事では「職場でのコミュニケーションに自信がない」という人のために、

・なぜ職場のコミュニケーションが必要なのか

・コミュ力を鍛えるための実践方法

について解説します。

冒頭から厳しいことを言いますが、

コミュ力が無い人は「コミュニケーションを磨こう」という意識が不足しています。

色んな人と話をしていると、

・「このタイミングでそんなこと言う！？」って人がいたり、

・コミュニケーションの距離感がおかしかったり、

・自慢話ばかり繰り返していたり、

・「あえて相手を怒らせようとしてる？」と感じる人がいたり、

もうコミュニケーションが下手すぎ。

で、その貧弱なコミュ力が原因でかなり損をしていますよ。

職場における「コミュ力が無い」っていうのは「仕事が出来ない奴」と同義。

しかも、コミュ力が原因のデメリットは、コミュ力を鍛えることでしか解消できない。

と言うことで、「私はコミュ障だから」と言い訳をしないで、

コミュニケーション能力を身につけて、

仕事のストレスを解消していきましょうね。

頑張ろう。（←何様だ）

1.職場のコミュニケーションは「仕事のため」にある

まずは、職場のコミュニケーションの意義を伝授しましょう。

ずばり、「仕事のため」です。

これだけだと理解出来ないあなたに、懇切丁寧に説明していくので心して読み進めてください。（←何様だ）

1−1.コミュニケーション＝意思疎通

そもそも、「コミュニケーション」ってなんだっけ、という話から始めていきますよ。

意思疎通（コミュニケーション）

互いに考えていることを伝え、理解を得ること、認識を共有すること、などの意味の表現。意思の疎通。

出典：weblio辞書（https://www.weblio.jp/）

「あなた」を軸にすると、

・「相手」の考えていることを聴き、

・「自分」の考えていることを伝えて、

・お互いに「うん、言ってることは分かるよ」

という状態を作ることがコミュニケーション・意思疎通です。

「あの人はコミュ力が高い」という褒め言葉は「意思疎通をとるのが上手」であることを意味しています。

1−2.「話し上手＝コミュニケーション上手」ではない

「コミュニケーションが上手」って、どういうことだと思います？

・面白いことが言える

・気の利いたことがことが言える

・よどみなくペラペラ喋れる

・相手との会話が途切れない

まあ、色々と思い浮かぶものだけど。

全部違います。

上に挙げたのは、コミュニーション上手じゃなくて、話し上手の特徴。

そりゃ、あるに越したことはないけれど、仕事上では、そんなもの無くても全く問題ない。

むしろ、話が下手なのに「気の利いたことを言わなきゃ！」と焦って、滑る方がマズイ。

「コミュニケーション上手」＝相手との意思疎通がスムーズに取れる」ということ。

つまり、

・相手の言うことが正しく理解できる。

・自分が言うことを相手に正しく理解させる。

この２つによって、お互いが「うん、分かった」という状態が作れることを言います。

これが、前提になるので、よーく覚えておいて。

1−3.職場でのコミュニケーションは、仕事を進めるため

そろそろ、本題に入っていきましょうか。

なんで「職場でコミュニケーションが必要なのか」というと。

ズバリ、仕事を進めるためです。（←本日２回目）

コミュニケーションの絶対的な価値、それが「仕事を進める」

どれだけ、面白いことを言えようが、ペラペラ喋れようが、仕事が進まなければ全く意味がない。ないのですよ。

「仕事が進む」ていうのは「成果物が完成する」ということ。

意思疎通を通して、成果物の完成のために必要なのが、

・自分が動くこと

・相手を動かすこと

の２つ。

人が動かなきゃ、仕事は進みませんからね。

営業なら、

自分：商品を提供する

お客：商品を買う

成果：売り上げ発生、やったね。

部下への指示なら、

自分：会議資料の作成を指示する

部下：資料を作る

成果：資料が完成して会議で報告できる

ラーメンの店主なら、

自分：注文を聞く

お客：注文を言う

成果：ラーメンが提供されて、毎度あり

こんな感じで、人が動くことで仕事が進んでいきます。

だから、「話が下手」だとしても、「私はコミュ障なんで」と卑屈になることはない。

話が下手でも、コミュニケーション上手になることは、絶対にできる。絶対。

頑張ろう。（←本日２回目）

2.コミュニケーション能力を定義しよう

んで、コミュニケーション上手になるには「コミュニケーションに必要な能力とは何か？」を知って、それを鍛えていく必要があるわけで。

コミュニケーション能力はシンプルに２つ。

・聴く力

・伝える力

これから伝えることを意識して、実際のやりとりで実践すれば、必ず鍛えることができます。

ので、頑張って学びましょう。

2−1.聴く力

まずは、聴く力。

言い換えると、相手の言っていることを正しく理解する力。

仕事は「相手の意図を捉える」ことから始まるのです。

この時に、気をつけるべきポイントは、相手の発言の

内容…何の案件か

目的…こちらに何を期待しているのか

背景…相手がどんな立場から発言しているのか

思い…その案件にどんな感情を抱いているのか

を捉えましょう。

これらを把握することで、相手の意図を理解することができます。

例えば、あなたが車の営業マンで、検討中のお客さんから「値引き」を求められたとしましょう。

内容…購入を検討中の車について

目的…本体価格を値引きして欲しい

背景…オプションでパーツを付けたい

思い…車は本気で欲しいから何とかしてもらいたい

普通であれば「値引き」を要求されたら「値引き」以外に選択肢はありません。

が、上記の例では、背景を見ると「値引きそのもの」を要求したいのでは無く、「オプションを求めている」ことが分かりますよね。

すると「オプションパーツをお得な金額で提供する」という選択肢が出てきます。

そうすれば、売り上げ金額は落とさず（むしろオプション分を追加でき）、お客さんの要望にも叶えることができる。

このように、相手の意図を正しく理解できれば、打てる手が増えるんですよ。

これが、コミュ力が無い人だと「値引きは出来ません」と言ってしまって、せっかくの売り上げのチャンスを逃してしまいます。

相手が言っていることを、言葉通りに受け取るな、ということ。

それこそが、聴く力。

これは、上述の「内容」「目的」「背景」「思い」を捉えようと、意識して相手と接していれば段々と分かるようになります。

頑張ろう。

あと、聴く力で、具体的に実践することは、

・相槌を打つ

→あなたの反応が無いと、相手の喋る気が失せていくので注意。

試しに「はあ、はあ」と生返事をしてみよう。どんどん嫌な空気になっていくから。

・相手の話を遮らない、否定しない

→話を遮ると、相手が「１００」言うことがあっても、「３０」くらいしか喋ってくれなくなるから。

そうすると相手の意図を理解することは困難になる。

さらに否定すると最悪の場合「話が終わる」こともあるのでNG。

どうしても否定する必要があったら、「言ってることは分かった。ちなみに私はこう思う。」という表現にして「否定」では無く「意見」を伝えるようにしよう。

・分からないことは分からないと言う

→案外多いのが「アホに見られたくない」という世間体を気にして、分からない部分があるのに分かったふりをしてしまう。

こうすると真意を外す可能性大。気をつけよう。

その考え方そのものがアホだから。

そうじゃなくて、分からないなら「もうちょっと教えてください」と言えば、すんなり教えてくれますよ。

聞くは一時の恥、聞かぬは一生の恥。

2−2.伝える力

次に、伝える力。

言い換えると、自分が言っていることを相手に正しく理解してもらう力。

喋る力でも話す力でも無く、伝える力、です。

相手の言うことを、しっかりと理解できれば、あとはそれに沿って自分が伝えるべきことを伝えるだけ。

そうすれば、仕事は進んでいくのですよ。

で、この時にもっとも重要なことが「相手に理解してもらう」という意識を持つこと。

「何を当たり前なことを」と思ったあなたは、絶対にコミュ力が低い。絶対に。

コミュ力が低い人は「自分が話した内容の100％が相手に伝わる」と勘違いしている。

この勘違い野郎！

人は、話を聞くとき、本を読むとき、テレビを観るときなどで、インプットをする際に、自分が興味ある内容しか頭に残りません。

思い返してほしいんですが、最近観たテレビの内容を全部言えますか？

最近読んだネット記事の内容を全部覚えてますか？

一昨日の昼食のメニューが言えますか？

というか、この記事の伝えている「職場のコミュニケーションが何のためにあるのか」を覚えてます？

ほら、覚えてない。

こんな感じで「言ったことが100%伝わること」は無いんです。

ちなみに、職場コミュニケーションは仕事を進めるためにあるんですからね。覚えてといて。

ということで、話は相手に伝わらない、という前提で「相手に理解してもらう」という意識を持とう。

で、その意識を持った上で具体的なテクニック。

2−2−1.結論から言え

社会人なら必ず言われたことがあるフレーズ。

「結論から言え」

その本質は「相手に聞く姿勢を持たせろ」ということ。

結論から言うことで、聞き手が「自分はどんなことをすれば良いのか」「自分はどんな立場から発言すれば良いのか」というのを決めることが出来ます。

逆に、時系列で話を始めたり、トラブル時に言い訳から始めると、聞き手は「で、俺はどんなスタンスで、何をすれば？」という疑問が浮かび続けるんです。

そうすると、同じ内容の話をしても、伝わりやすさが全く違う。

疑問が浮かんだ頭にどれだけ情報を浴びせかけても、疑問が解消されない限り、その情報は相手の頭にインプットされません。

だからこその「結論から言え」

具体的な方法は究極に伝わる『PREP法』でエリートサラリーマンの仲間入り！を参考にしてね。

2−2−2.自分を「良く見せよう」としなくてもいい

人間だったら誰でも自分が悪くみられるのは、避けたいもの。

でも、自分をよく見せようとしている人間の話を聞いても、退屈でうんざりするものでもある。

自慢話、言い訳、不要な自己アピール、そんなものはいらん。

もし、あなたがそんな話を聞かされたら、どんな気分になります？

小学校の教え、「自分がされて嫌なことは、他人にしない」を今こそ実践しよう！

2−2−3.沈黙を怖がらない

なんだかね。

コミュ力に自信が無い人は「沈黙」を怖れる傾向がある、気がする。

コミュ力の低い人は喋り終えた時に、相手が黙っていると、聞いてもいないことをベラベラ喋り始める。

別に喋って欲しいわけじゃ無いのに。

ということで、あなたが話し終えた時に、相手が黙っていても、気にせずそのままにしておきましょう。

相手は、

・あなたの話を整理しているかもしれないし、

・ぼんやりしているのかもしれないし、

・何も考えていないかもしれない。

その真意は相手にしか分からないもの。

あなたが「伝えるべきものは伝えた」という状態なら、それ以上の情報は不要なものなので、喋らなくてOK。

こっちも黙っていれば、相手がいつか喋り出すから。

3.コミュ力UPのためにすぐ出来ること

聴く力と伝える力に加えて、コミュニケーションを円滑に進める方法を伝授します。

しかも、これ、職場以外でも使えるので、覚えて帰ってね。

3−1.笑顔

何はともあれ、とにかく笑顔。

ちょっと考えれば分かるけど、ムッとしている人からは遠ざかりたくなり、笑顔の人には近寄りやすい。

難しい表情をしている人の前では、誰でも嫌な気持ちになります。

あなたがムッとしていたら、相手は話を早く切り上げたいと思ってしまうから、あなたとしっかり喋らないし、あなたの話も聞いてくれない。

良いコミュニケーションとは、程遠くなっちゃう。

ということで、とにかく笑顔。

軽く微笑んでいれば良いから。

ちょっと鏡の前で練習しとこう。

3−2.ちょっとした一言

ちょっとした一言が、相手との距離を詰める効果あり。

具体的には「おはようございます」「こんにちは」「お疲れ様です」などの挨拶。

あなたにとって良いことをしてくれたら「ありがとう」とお礼。

あなたがミスや悪いことをしたら包み隠さず「ごめんなさい」と謝罪。

特に最近は、挨拶しなかったり、何かやらかすと笑ってゴマかす人が多いから、ちょっとした一言を真心込めて言うだけで、相手の反応が断然良くなる。

試してみて。

3−3.第一印象を整える

コミュ力が無い人は、自分の第一印象に無頓着過ぎる。

もっと身だしなみを整えろ、と言いたい。

メラビアンの法則って知ってる？

相手から受ける印象の割合が以下の通り。

言語情報7%、聴覚情報38%、視覚情報55%

つまり、視覚情報がすごい重要と言うこと。

で、具体的には、

・スーツは自分の体型に合ったもの

・シャツはパリッとアイロンをかける

・ネクタイは上まで締める

・靴はちゃんと磨く

・爪を切る

・眉毛を整える

・髪型を整える

当たり前のことばかり。

でも、なぜかコミュ力が無い奴は、これを軽視している。なぜだ。

と言うことで、身だしなみを整えよう。

あと、みんな姿勢が悪いよ。

背筋伸ばして、しっかり立って。

4.トラブル発生!?そんな時は？

コミュニケーション能力の真価が問われるのは、トラブル発生時。

と言うことで、その対処法を学んでおこう。

どいつもこいつも問題が起きた時に、右往左往し過ぎなんだよ！

具体的には、トラブル時の対応と上司への報告のやり方を解説します。

4−1.問題に対処する

まずは、何はともあれ問題に対処しよう。

（１）何が問題か捉える

（２）問題が、どんな状態に改善したら解決かを決める

（３）そのためにやるべきことを箇条書きにして、やる順番をつける

ここまでが応急処置。

（４）その問題が起きた経緯を洗い出す

→周囲の人に経緯を聴く場合は、「聴く力」を発揮させる。この際に「責めてるわけじゃ無いよ。状況を知りたいだけ」と伝えよう。これ、めちゃくちゃ大事。

（５）再発防止策を立てる

これで、本格的な措置も完了。

ちなみに、問題が発生した時点で、上司に「問題が発生しました。これから対処します」と告げることは重要。

そうすると、上記のような対処法を上司が指示してくれる場合もあるから。

4−2.上司に報告する

で、問題の対処に目処が立ったら上司に報告しよう。

（１）どんな問題が起きて、上司にやってもらいたいことを伝える

（２）現状どうなっているかを伝える

（３）解決方法と再発防止策を伝える

ここまで説明したら、必ず上司から指示をもらえます。相当なポンコツ上司じゃない限り。

5.意見は食い違って当然

最後に伝えたいのが、意見は食い違ってもいい、ということ。

なぜか、多くの人が摩擦を恐れて、自分の意見を曲げてまで意見を合わせている。

そんなんじゃ、いい仕事はできないぞ。

5−1.意見が「違う」のは、当たり前

そもそも、覚えておくべきは「人の意見はそれぞれ違う」ということ。

当たり前のこと。むしろ、みんな同じ意見だったら、その会社や組織は潰れるよ。

物事を楽観視する人もいれば、悲観的な人もいる。

外で話すのが好きな人がいれば、事務処理が得意な奴もいる。

上司と部下は立場が違う。

違いだらけの会社組織で、意見が一致する方が稀ですよ。

ということで、意見は食い違うものだから「あ〜、また意見が違う！」といちいち落ち込まないで。

5−2.言うべきことは、言う

で、意見の違いを認めた上で、「言うべきことは、言う」

これだけ。これ、超重要。

「じゃあ、どんなことを言えばいいの？」との疑問には明確な答えがあります。

それは、

「仕事の成果がより良くなるための意見」は言う。

あなたは、仕事に対して最高のパフォーマンスを発揮する義務があります。

その義務を果たそう。上司であろうが関係ない。でも、言い方は丁寧にね。

5−3.着地点を決めておく

とは言え、お互いが自己主張ばかりしていたら、いつまで経っても仕事は進まない。

だから、最初に着地点を決めておくこと。

着地点は２つ。

・自分が譲る

・相手に譲ってもらう

これだけ。

で、「自分が譲る」は簡単にできるけど、問題は「相手に譲ってもらう」場合。

これは、日頃のコミュニケーションも重要になってくるんだけど、ポイントとしては「譲れない部分以外は全部譲る」というスタンスを持っておけばOK。

普段から譲っておけば、いざ自分が絶対に譲りたく無いタイミングでは「いつも譲るあいつがそこまで言うなら今回はあいつの言う通りにしよう」となります。

5−4.嫌われたっていいじゃない、人間だもの

なんか、みんな嫌われるのを怖がりすぎてる。

前に流行った「嫌われる勇気」を読んでないのかね？

万人に好かれようとすると面白みが無い人間になるよ。

そうじゃなくて、少数でもいいから自分の理解者を増やす方が絶対に良い。

多くの票が必要な政治家になるわけじゃないんでしょ？

だったら、嫌われたっていいじゃん。

そもそも、学生時代を振り返ったら「みんな友達！」ってわけじゃ無いでしょ。

子どもの頃のスタンスで良いんだって。

6.まとめ〜場数を踏め〜

ということで、ここまで長々いろんなことを解説してきましたが。

どんな知識も使えなきゃ意味がない。

「ここで学んだことを繰り返し実践しよう」

野球のルールブックを読んで、用品を揃えただけじゃ、ホームランもヒットも打てないでしょ。

それと一緒。とにかく試合に出てバットを振ることが大事。

三振するし、アウトもあるし、デッドボールは痛いし、ファウルもあるよ。

でも、その積み重ねで徐々にヒットやホームランが打てるようになるから。

ということで、頑張ろう！