どうも職場プレス編集長・モチベーターの石川です。
部下や後輩がいるあなた！
部下に対して、
・指示をしても言うことを聞かない
・指示をしても違うことをやる
・ホウレンソウがない
・生意気だ
・態度が悪い
・舐めているのか？
・そもそもやる気がない
そんな悩みを抱えていませんか？
今回は、言うことを聞かない部下や後輩がいる上司・先輩に役立つ対処法をお伝えします。
たまに見かける「部下が言うことを聞かないのはお前のせいなんだよ」的な内容ではなく、部下が言うことを聞いてくれるようになるための具体的な方法をお伝えするので、心穏やかに読み進めてください。
この記事を読み終えた時には、部下とストレスなくコミュニケーションができるようになります。
目次
1.部下のタイプを知る
まず把握してもらいたいのが「部下が仕事をやる上で、引っかかること」です。
ここを押さえると部下指導がぐっと楽になります。
そのタイプは「Why」「Can」「Will」の３つに分類できます。
Whyタイプは、仕事の意義を考える人です。
このタイプは、何故その仕事をしなければいけないのかを知りたがります。
そのため、仕事をやるべき理由や目的を伝えましょう。
Canタイプは、自分が出来ることにやる気を感じ、出来ないことはやる気が出ない人です。
出来ないものに対しては、やる前から「無理！」と判断を下しているため、やり方を伝えて「出来るイメージを持たせる」ことが重要です。
そのため、仕事の具体的な方法を教えてあげましょう。
このタイプは「自分には出来ない」と考えている時はポンコツですが、出来ると思った時には、凄まじい実力を発揮します。
Willタイプは、仕事をやる理由を自分の中に求める人です。
気分屋とも言えますが、気分が乗らない、その仕事にイヤな思い出がある、関係者に嫌いな奴がいる、などの要素があるとできるのにやらない、という事態が起こります。
そのため、その部下の話を聞いたり、感情面でフォローをしてあげたり、丁寧にコミュニケーションを取りましょう。
それぞれのタイプに合った対応を取るようにしましょう。
違うタイプの対応方法をとってしまうと、逆効果なのでご注意ください。
ちなみに私自身はWillタイプの人間なんですが、上司から「全力でやらないと出世できないぞ」的なことを言われて、げんなりしたことがあります。
その時には「お前、俺のこと全然分かってないな」と思って、やる気が急激に落ちてしまいました。
そんな経験は誰にでもあると思いますが、だからこそ、それを部下に対して気をつけるだけで、言うことを聞いてくれやすくなります。
2.期待していることを伝える
部下に対して、「あなたが部下に期待していること」を伝えましょう。
具体的には、
目的・・・その仕事の価値（何のためにやるのか）
→「自分が本当にやりたいことって何だろう」という自分探しをしなくなる
目標・・・その仕事のゴール（どんな状態になったら完了か）
→「どこまでやれば良いか分からない。何をすれば良いのか分からない」という状態に陥ることがなくなる
理念・・・その仕事の軸（どのような意識で行動してもらいたいか）
→「上司（あなた）の指示」に対して、なぜその指示を出しているのか、ということが理解されやすくなる
これを伝えないと部下が勝手に行動するようになります。
そりゃそうです、どちらの方向に進んで良いか分からなければ「自分で行き先を決める」か「行動しない」という選択肢しかありません。
例えば、営業であれば、
目的・・・会社の売上アップのため
目標・・・今月の売上金額１００万円
理念・・・お客さんが納得して発注をして、かつ、納品後にお客さんのためになっているような営業をする
といったことを伝えましょう。
これは、正解がないので、会社の経営戦略から引用し、あなた自身が考えてみましょう。
ちなみにこの手順をやらないのに、部下の行動に対して、後出しジャンケン的に怒るのはNGです。
部下からすると「何も教えてくれないのに説教かよ」という思いが強くなります。
3.ホウレンソウのタイミングを事前に決める
部下は「上司とのコミュニケーションにストレスを感じる生き物」です。
別にあなたが威圧的、という訳ではありません。
上司とのコミュニケーションとは「明確な正解がない社会において、自分の考えの答え合わせをする行為」のため、常に「指摘される＝自分の考えが間違っている」という負の可能性をはらんでいるのです。
まあ、この考え方自体がイマイチなんですが、部下はそのように考えます。
そのため「できる限り上司とのコミュニケーションは減らしたい」と思うものです。
しかし、その一方で、上司は「部下の行動を常に把握したい生き物」です。
なぜなら、部下の行動を確認する頻度が多いほど、修正できるタイミングが増えるため、自分が思うように管理できるからです。
しかし、「部下の主体性」と「管理のしやすさ」はどちらか一方を強めれば、もう一方は弱まります。
しかも厄介なのは、部下の主体性は部下のやる気に直結するので、管理のしやすさをある程度諦める必要があります。
そこで、やってもらいたいのが、その仕事で必要な確認事項を洗い出してください。
営業を例にするならば、
・顧客リストの作成
・アポイント取り
・初回訪問
・提案書作成
・提案と見積書提出
・受注状況の確認
・提案物の作成
・提案物の納品
・支払い確認
この中で「絶対に確認が必要なもの」「出来れば確認した方が良いもの」「確認しなくても問題ないもの」に分けましょう。
そして、上司であるあなたが報告を必要とするポイントとそのタイミングを事前に部下と擦り合わせてください。
これをすることで部下が「報告が必要か否か」を迷うストレスがなくなり、あなたも、進捗を管理しやすくなります。
4.自分で業務スケジュールを作らせる
ホウレンソウのタイミングを決めたら、進捗を可視化するために自分で業務スケジュールを作らせましょう。
担当している業務について「何を」「いつまでにやるか」を洗い出し出来ていればOKです。
そして、それを確認するタイミングを部下自身に決めさせましょう。
これをやるだけで、部下が「何をやったらいいのか分からない」とか「何が順調で何が遅れているのか」が自分で分かるようになります。
人間は、自分がどのような状態かが分からない時に行動を止めてしまう生き物です。
業務で行動が止まってしまうと、仕事が進まなくなるため、常に進捗を可視化してあげる必要があります。
そして、業務が遅れていて、かつ、やるべきことが分からない時に相談をするように伝えておくことで部下の不安を取り除くことができます。
スケジュールを作る時の注意点ですが「可能な限り簡単なもの」を作るということです。
KPIや成果指標などの複雑な項目はスケジュールには必要ありません。
できるだけシンプルに、時間をかけずに作る必要があります。
複雑なスケジュールを求めると、作り方で悩んでしまい、それを作ることが目的になり、スケジュールを作っている時間は他の仕事が止まるため、やる気がどんどん落ちていきます。
そして、スケジュールを作り終えると、やった感に満たされてしまい、他の仕事をやる気が失せていることでしょう。
また、スケジュールは「ズレてもOK」ということを覚えておきましょう。
あくまでもスケジュールは現実を測る物差しなので、「予定と現実のズレの理由」が分かれば修正すればいいだけです。
なので、スケジュールは遅れてもズレても大丈夫だよ、と部下に優しく伝えてあげてください。
それだけで、部下は安心して言うことを聞いてくれます。
5.的確な叱り方
言うことを聞かない部下が、ミスをした時に上司の真価が発揮されます。
「部下が素直に言うことを聞く」状態になるためには、自分を律するのが一番の近道です。
まず、大前提としておさえたいのは「叱る」と「怒る」は違うということ。
叱る・・・相手の言動に対して、改善点を伝えること
怒る・・・不満・不快の感情を表すこと
頭では分かっていると思いますが、この２つは混ざることがあるので、上司は叱っているつもりでも、部下は怒られている気分になることがあります。
そこで、怒らないために注意すべき点が「感情的にならない」「人格否定はダメ」ということ。
案外と無意識にやってしまうのがこの２つです。
「感情的にならない」は大前提ですが、負の感情、特に「怒り」をぶつけると、相手にも負の感情が一気に湧き上がり、論理的な話ができなくなります。
そのため、どんなに良い内容を言っていたとしても、負の感情と合わさっていると相手は聞く耳を持ちません。
お互いの時間を無駄に費やすことになります。
次に「人格否定」ですが、そもそもこれは生産性がない行為です。
なぜなら、人格は今まで積み上げてきた価値観が土台となっており、急激に変えるのは、とても難しいことです。
そして、人格を否定されたら誰だって反発しますし、いくら否定されてもその人格で仕事をしていかなくてはなりません。
部下に嫌われたい時以外は「感情的になって人格否定する」のは避けましょう。
詰問口調で「お前はどうしてそんなにダメなんだ！」とかは最悪です。
そして、的確に叱るために「行為を指摘する」「改善のための具体的な方法を伝える」この２つを実践しましょう。
「行為を指摘する」のは、その行為にどんなデメリットがあるかを伝えるようにしましょう。
例えば、資料の誤字脱字が多いようであれば「誤字脱字が多いお前はダメな奴だ！」ではなく、「誤字脱字が多いのは読み手の誤解を与える可能性があるから良くないね」と伝えましょう。
改善のための具体的な方法は、抽象的な考え方ではなく「具体的に何を意識して、どのように行動すれば良いか」を伝えましょう。
先ほどの誤字脱字で言えば「誤字脱字が無いように注意しよう」ではなく「パソコンで作成したデータを紙にプリントアウトして、赤ペンを持って、校正するともっとスキルが上がる」と伝えましょう。
ポイントが「どうすれば良くなるか」を伝えることです。
現状が悪いから直す、という視点ではなく、どうすれば良くなるか、という未来思考を持ちましょう。
ここを意識するだけで、丁寧な叱り方ができるようになります。
6.進捗が気になった時には「○○ってこれから？」
進捗確認をする際に、今すぐ実践ができて、絶大な効果を発揮するキラーフレーズをお伝えします。
「○○ってこれから？」
これだけです。これだけで、あなたに対する部下のストレスは激減し、やる気の維持がされます。
よく言うフレーズは「○○てどうなってる？」「○○はもうやった？」「○○はまだやってない？」
論外なのは「あの件、報告ないけど、、、」
ここで、前提として押さえといてもらいたいのが、進捗確認をする時は、部下が仕事をやってる場合とやっていない場合があります。
で、やっていない場合に「あれどうなってる」的なことを聞かれた部下は、やってるかどうかじゃなくて、言い訳から話し始めます。
部下は、やっていない時の進捗確認は「責められている」と感じてしまいます。
過去形、現在形で問われると言い訳から始まります。つまり、問いに対して無意識に「No」という答えから始まります。
そこで私が編み出したのが「○○はこれから？」です。これのキモは「Yes」から始められる、ということです。
やってない場合は「Yes」、やっている場合は「ポジティブなNo」の二択になります。
この選択肢は部下にとって、ストレスが激減します。
そもそも、やってない場合は訊かれた時点で「やばい」と思いますからね。
私は、全ての職場でこのフレーズが定着すれば、日本の生産性が劇的に上がると信じています。
7.ティーチングなのかコーチングなのか
上司であるあなたが、部下に対して「ティーチング」と「コーチング」のどちらを行うのかを意識すると部下は言うことを聞いてくれるようになります。
ティーチング・・・業務目標に対して、具体的な手順を教えること
コーチング・・・「業務目標のための方法は部下の中にある」という視点に立ってやり方を部下に考えさせること
料理に例えるなら、ティーチングはレシピを教えて料理を作らせること、コーチングは部下がレシピ作りをするための相談に乗り、そのレシピを元に料理を作るのを見守ることです。
これは、どちらが良い、というものではなく、業務に対する習熟度や業務の性質によって適切なものが変わります。
例えば、工場での仕事では、明確に正解があるため、それを教えるティーチングが適しています。
「どうすればこの部品の最大限のポテンシャルを引き出せるか」と対話をするよりも「どのような手順で部品を加工するか」を教えるべきですよね。
一方で、企画系の仕事では、ティーチングよりもコーチングが向いています。企画系は既存のものを組み合わせて、変化させて新しいアイデアを形にする仕事です。
そのため、既存のやり方を前提として業務を教えると中途半端に新しくて効果がイマイチなもの、が出来上がってしまいます。
もちろん、既存のやり方を否定するのではなく、目標達成のために部下の主体性を信じることが求められます。
さて、このティーチ・コーチという視点に立った時にどの職場でも起こっている最悪の状況が「コーチング風のティーチング」です。
やり方や目的を教えない、相談をすると「自分で考えろ」というわりに、成果物に対してはダメ出しをする上司。
あなたもこれまでにそんな上司と仕事したことがありませんか？
しかも、厄介なのが「部下を叱る（または怒る）ためにあえて失敗させる」というサディストさえいます。
「部下が言うことを聞かない」という悩みを抱えているあなたが、そのような人だとは思いませんが、うっかりすると自分の優越感のためにコーチング風のティーチングを使ってしまうことがあるので、その点はお互い注意しましょうね。
8.まとめ〜自然と尊敬される上司になるために〜
ここまで、「言うことを聞かない部下」がいるあなたに、部下に言うことを聞いてもらうための指導方法をお伝えしてきました。
・部下のタイプを知る（Why、Will、Can）
・あなたが部下に期待していることを伝える（目的・目標・理念）
・ホウレンソウのタイミングを事前にすり合わせる
・業務スケジュールを作らせる
・叱る時には「感情的に人格否定」をせずに「行為を指摘してどうすれば良くなるかを伝える」
・進捗確認には「○○ってこれから？」を使う
・指導方法が「ティーチング」か「コーチング」かを意識する
以上のことを実践すると「あれ？今まであんなに悩んだのは何故だろう」と拍子抜けするくらいに部下指導がうまく行くようになります。
そして、これを実践すると部下は「相談しやすくて頼りがいがある上司」という意識であなたのことを頼ってくるようになります。
騙されたと思って実践してみてください。騙してませんので。
具体的なお悩みがある方は問い合わせフォームからお気軽にご連絡ください。
石川貴之
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