「時間がない」「忙しい」が口癖のあなたに実践してほしい「時間を生み出す」５ステップ

どうも、職場プレス編集長の石川です。

毎日の仕事や雑事に追われて「時間がない！」「忙しい！」と思って日々を過ごしていませんか？

「時間があったらやりたいことが沢山あるのに…」と考えながらも、なかなか出来ないことがありますよね？

しかし、「いつか時間が出来たらやろう」と思っている、その「いつか」は残念ながらどれだけ待ってもやってきません。

この記事で、忙しいあなたが、やりたいことをやるための「時間管理術」を習得してもらいます。

1.「時間は有限である」という大前提

「時間が出来たらいつかやろう」と思っていることを思い浮かべてください。

旅行？習い事？人と会う？今よりもレベルが高い仕事？読みたかった本を読む？

それをやりたいと思ってからどれくらいの時が経っているでしょうか？

それを思い浮かべて３ヶ月以上経っているのに、状況が進んでいないのであれば、それに取り組める日は来ません。

日々、何かに忙殺されていることを言い訳にしていると一生そのままの状態が続きます。

「定年過ぎたら○○をやろう」というのは人生１００年時代の現在では、すでに夢物語ですし、やりたいことはなるべく早く実現する方が人生が楽しくなります。

今この瞬間から「時間が出来たらやる」ではなく「時間を作ってやりたいことをやる」という考え方を基本姿勢としてください。

「そうは言っても本当に時間がないんだ」「そんなに簡単なことじゃないんだ」という考えもあるでしょうが、その言い訳を使っているうちはいつまで経ってもそのままです。

そろそろ目を覚ましましょう。

さて、厳しい話はここまでにして、次の章では「時間の作り出し方」についてお伝えします。

2.「時間があったらやりたいこと」を書き出す

ここからはワクワクするパートです。

「今は時間がなくて出来ないけれど、時間があったらやりたいこと」を書き出してください。

・ルーティンワークだけじゃなくて、もっとクリエイティブな新しい仕事をやりたい

・新しい業務に挑戦したい

・もっとやりがいのある仕事をやりたい

・フットサルをやりたい

・たまっている本を読みたい

・たっぷり眠りたい

そして、その「やりたいこと」は「今やっていること」より大切なことかを考えてみましょう。

もし、大切であれば作り出した時間をそれに使うように決意してください。

この手順を飛ばしてしまうと、せっかく作った時間が「今やっていることをさらに詰め込んで忙殺される」か「作った時間をダラダラ過ごす」というもったいない状況に陥ってしまうので注意してください。

3.時間を作り出す５ステップ

ここからは具体的に時間を作り出す実践方法をお伝えします。

ステップ１：何に時間を使っているのかを可視化する

時間を作り出すためには、まずは現状把握が必須です。

そのため「何に」「どれだけの時間」を使っているか書き出しましょう。

手始めに業務に対して「時間」「かかった時間」「やったこと」を見える化しましょう。

これを業務時間分、全て記録するようにしてください。

面倒だと思いますが、しっかりと可視化をすると、自分の得意不得意や集中している時間帯、生産性がない瞬間などが手に取るように分かります。

慣れてきたら仕事以外の時間も把握するとより時間を作り出せるようになります。

実際に私がやった際には「帰宅後から夕食を終えるまで」の時間でテレビを観たり、ぼーっとしたりしたりする時間が大量にあり、愕然としました。

きっと無駄な時間がありますよ。

ステップ２：ToDoリストを作る

使っている時間を可視化したら、それをベースにしてToDoリストを作りましょう。

「やること」「見積もり時間」を書きましょう。

以下を参考にしてください。

ここでポイントとなるのが、ToDoリストを時間をかけて作り込まないようにすることです。

ToDoリストは最短最速で完成させましょう。

ありがちなのが、ToDoリストを作って、仕事をした気になってしまう、ということです。

私自身がズボラなので、これで幾度となく失敗しています。

そして、出した結論が「手書きで、かつ、雑に書く」ということです。

そうすることで、時間をかけ過ぎずに次のステップに進めます。

あくまでも、ToDoリストは地図です。

その地図をもとに目的地を目指して進むことが重要です。

ステップ３：ToDoリストをいつやるのかを決める

ToDoリストを作ったら、いつやるのかを決めましょう。

ToDoリストでやることが明確になっても、やる時間が決まってないと、いつまで経っても着手をしないのが人間の性です。

「いつやるかを決める」＝「時間を確保する」というのは、とても重要なスキルです。

「いつかやろう」の積み重ねが、「やりたいけどやれてないこと」の墓場になっていることをそろそろ気づくタイミングですよ。

ステップ４：実際に、必ずやり切る

いつやるかを決めたら、その時になったら、必ずやりましょう。

ここが時間が作り出せるか否かの最大の分岐点になります。

ステップ3までを実践して貰えば分かるのですが、それだけでもかなりの達成感があり、万能感さえ得られるかもしれません。

そして、それが失速の原因になります。

今までモヤモヤして時間がなかった

↓

やっていることを可視化した

↓

なんだか頭がスッキリした

↓

ToDoリストを作って、やる時間も決めた

↓

何だかできそうな気がして「まあ、後でやればいいか」とやらなくなった

ウソみたいな本当の話です。

何回この落とし穴にハマってしまったことか。

ここは強い意志をもって、タイマーやスケジュール帳を使ってやるべき時が来たらリマインドして、実行をしてください。

そして、実際にToDoリストを実行する時は「何に」「どれくらいの時間」を使ったのかを記録してください。

さらに重要なのが、「実際にやれなかった」「着手したけどやり切れなかった」という時には、いちいち落ち込まないようにしましょう。

ミスをしたり、意思が弱くてやらなかったりすることは誰でもあります。

そんな時は、やらない選択肢だけは選ばないでください。

どれだけ遅れても良いので、実際にやりましょう。

「宇宙兄弟」の南波六太も言ってましたよ。

「1位と最下位の差なんて大したことねーんだよ。ゴールすることとしないことの差に比べりゃ」

ステップ５：振り返る

さて、実際にやったら、最後は振り返りです。

ここでは、以下のことをチェックしましょう。

・「見積もり時間」と「実際の時間」の差異とその要因

・「どの時間帯に」「何をやるとスムーズにできるか」「あるいはスピードが落ちるか」

・自分が得意とする仕事、苦手とする仕事が何か

・より短時間でやるための改善点とその実行策

これらを書き出したら次回にToDoリストを作る際に反映しましょう。

ここで重要なのは、ToDoリストと実際の行動がズレても良いということです。

あくまでもズレを認識して修正するのが目的です。

これを繰り返すことで、時間の使い方が上手くなり、時間を作り出すことができるようになります。

4.さらに時間を作り出すための5つのテクニック

さて、ここからは、これまでお伝えしたステップに加えてさらに時間を作り出すためのテクニックを伝授します。

4−1.「やらないこと」を決める

「やること」や「優先順位」を決める、というのは誰しもやることなのですが、それ以上に重要なのが「やらないことを決める」ことです。

やるべきことを優先的にやって、終わらせて、時間ができたとしても、やらなくても良いことにその大切な時間を使ってしまっては意味がありません。

そのため「やらなくて良いことはやらない」という意識を持ってください。

やらなくて良いことは「無駄なこと」と「やれればやった方が良いけどやらなくてもいいこと」の２種類あります。

【無駄なこと】

「無駄なこと」はインプットにおいて起こることが多いです。

・無目的にアクセスするSNS（いいね、とか押してる場合じゃない）

・なんとなく眺めてしまうテレビ（一昨日観たテレビでさんまさんが言っていたこととか思い出せる？）

・時間を潰すための漫画（立ち読みしても内容が頭に入らないでしょ）

・なんの生産性のないスマホゲーム（そのドラゴンを倒して何か良いことが起きるのか）

・ぼんやりスワイプするニュースアプリ（その芸能人が炎上したこととあなたに何か関係が？）

これらは、明らかに無駄なものなので、即座にやめるべきものです。

ちなみに私は「コンビニでの立ち読み」をやめました。

以前は、月曜はジャンプ、木曜はヤンジャンとチャンピオン、それ以外にもビックコミックやスペリオール、FRIDAYなどの週刊誌を立ち読みしていました。

しかし、立ち読みのためにコンビニに寄って、時間を使うことがとても無駄であることに気づき、読みたいものはお金を払って手に入れて読むようにしました。

すると、漫画も雑誌も楽しめるし、別に読まなくても良い情報を読まなくなって、時間の質が急激に上がりました。

そもそも立ち読みで無料で手に入れた情報は、インプットの質も低くなり、娯楽以外に満たされるものはありませんからね。

【やれればやった方が良いけどやらなくても問題が起きないこと】

こちらは、無駄なこととはうって変わって、アウトプットに多くあります。

・必要以上に丁寧な資料作り

・求められていないのに繰り返し営業で訪問をする

・メールで済むことをメールと電話両方を使う

及第点なのに、自己満足のために過剰にやってしまうことがこれにあたります。

完璧主義や細かいことが気になる性格の方は要注意です。

特にエクセル、ワード、パワーポイントなどオフィス系のソフトで資料を作っている場合は、無限に見栄えを良くしたくなる衝動に駆られるので気をつけてください。

以上の例に挙げたように「やらないこと」を決めないと時間はいくらあっても足りなくなってしまいますよ。

4−2.人にお願いする

自分でやらなくても良いことで人に頼めることはさっさとお願いして外注化してしまいましょう。

完璧主義な人やコミュ障の人は頼むことが苦手な傾向があります。

完璧主義なら「自分がやるのが一番クオリティが高い」と思い、コミュ障は「こんな仕事を頼んだら相手に嫌だと思われるかも」と考えてしまいます。

しかし、自分がやらなくても及第点が出る仕事は人に頼んでしまいましょう。

「自分がやる必要があること」だけで自分の時間を満たすように心がけましょう。

例えば人にお願いできるものとしては、

・会議資料の印刷とホッチキス留め

・書類の郵送

・趣旨を外さなければ、誰が作っても仕事が進むような資料作り

・「なんとなく不安だから」という理由だけで同行する部下の営業回り

・複数名で出席する会議

・鳴るたびに一番最初に出ている外線電話

上記なようなものはどんどん人に頼むようにしましょう。

嫌な顔をされることもあるかもしれませんが、「やらせる」ではなく「お願いする」という姿勢を忘れなければ案外すんなりやってくれますよ。

4−3.「考える時間」と「行動する時間」を分ける

５ステップの「ToDoリスト」と「実際にやる」というステップの話です。

ToDoリストを作る＝「やることを考える時間」です。

実際にやる＝「行動する時間」です。

これは、それぞれのステップの時にやり切ることを厳守しましょう。

なぜなら、ToDoリストの項目が少ないと、すぐに終わってしまい、「じゃあ次は何をやろうかな？」と考える時間が発生してしまいます。

この「次、何をやろうかな？」は、時間と集中力が削がれるので、絶対に避ける必要があります。

ToDoリストを作る時には思いつく限り、書き出すようにしましょう。

もちろん、仕事を進めていく途中で、やるべきことが思い浮かぶことがありますので、その時は忘れないようにToDoに足して、作業が終わった後に「いつやるのか」を決めるようにしましょう。

4−4.「３分で終わること」はちゃんと終わらせておく

日々の業務に追われていると、とにかく目の前の仕事を終わらせることに躍起になってしまいます。

すると、細かい仕事がコツコツ溜まっていって気づいたらとんでもない量になって、処理するのに１日かかってしまう、なんてことも起こり得ます。

・ちょっとしたメールの返信

・スケジュールの入力

・回覧を回す

・顧客リストを更新する

・業務の進捗を上司に口頭で伝える

などなど。

思い立った時にやれば３分で終わるものが、時間が経つにつれて、思い出すのに時間がかかる、時間が経過したことにより状況が変わって多くの対応が求められる、未処理のタスクがあるという状況がストレスになる、など百害あって一利なしです。

放ったらかしにして酷くなるものの代表がクレーム対応です。

すぐに謝れば良かったのものを、うっかり放置して火消しに時間がかかることはよくあることです。

「取り掛かればすぐに終わるもの」については、気づいた時に、時間をおかずにすぐに終わらせる癖をつけましょう。

4−5.スキマ時間にやることリストを作る

ステップ１で何に時間を使っているかを可視化すると、必ず見つかるのが「何をやっていたのか思い出せない時間」です。

「何かやっていたはずなのに思い出せないし、記録もしていない」という状態になります。

そんな時は「何もやっていない」です、断言できます。

その時間を無くすためには「スキマ時間にやることリスト」を作っておくことが有効です。

オススメなのが「３分で終わること」です。

10分必要、だとスキマが見つからないことでも、３分なら１日のうちに何度もスキマが見つかり、取り掛かるのにストレスも少なく済みます。

このリストを作っておくだけで、昼のチャイムがなる前の11:56や就業７分前の時間を有効に使えるようになります。

業務時間中は仕事を詰め込んで、ぼんやりしている時間を短くすればするほど「自分の時間」を作り出すことができます。

5.まとめ

ここまで「時間がない」かつ「忙しい」あなたが、「自分の時間」を作り出すための方法をお伝えしました。

・そもそも時間は有限である

・作った時間を有効に使うために「やりたいこと」を書き出す

・時間を作り出す５ステップ

①使っている時間を可視化する②ToDoリストを作る③いつやるかを決める④実際にやる⑤振り返る

・時間を作り出すテクニック

これらを「ふ〜ん、そうなのか」と流し読みするのではなく、一つでもいいので実践してください。

そうじゃないと、せっかく時間がない中で、この記事にたどり着いて読んでくれたあなたの時間が無駄になってしまうので。

あなたが「自分の時間」を謳歌するのを祈っています。